Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe Bkody Software ("Zinevu", "wij", "ons" of "onze"), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KVK-nummer 71881832, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer u gebruikmaakt van onze website op zinevu.com en ons SaaS-platform (samen: de "Diensten"). Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van deze verklaring.

Bij vragen kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

1. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens in de volgende categorieën:

Door u zelf verstrekte gegevens

• Account-gegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en wachtwoord wanneer u zich registreert voor of gebruikmaakt van het Zinevu-platform.
• Contact- en vraaggegevens — informatie die u indient via onze contactformulieren, supportverzoeken of e-mailcorrespondentie.
• Factureringsgegevens — bedrijfsnaam, factureringsadres en btw-nummer. Betaalkaartgegevens worden rechtstreeks verwerkt door onze betalingsverwerker (Stripe) en worden door ons nooit opgeslagen.
• Inhoudsgegevens — productcatalogi, prijsregels, klantgegevens en andere gegevens die u uploadt of aanmaakt in het platform.

Automatisch verzamelde gegevens

• Gebruiksgegevens — bezochte pagina's, gebruikte functies, sessieduur, klikken en interacties binnen het platform.
• Apparaat- en technische gegevens — IP-adres, browsertype, besturingssysteem, schermresolutie en verwijzende URL.
• Cookiegegevens — zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Gegevens over uw klanten (verwerkerrol)

Wanneer u Zinevu gebruikt om gegevens van uw eigen klanten te beheren (leads, ondertekende offertes, contactgegevens), treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en wij als verwerker. Onze Verwerkersovereenkomst regelt deze verwerking.

2. Rechtsgrondslag voor verwerking

3. Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics 4 om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Google Analytics verzamelt gegevens zoals bezochte pagina's, sessieduur en een geschatte geografische locatie via geanonimiseerde IP-adressen. Deze gegevens worden verwerkt door Google LLC op servers in de Verenigde Staten binnen het EU-VS-dataprivacyraamwerk.

Google Analytics 4 anonimiseert IP-adressen standaard. Wij gebruiken Google Analytics niet om individuele gebruikersprofielen op te bouwen of gepersonaliseerde advertenties te tonen. U kunt de tracking uitschakelen via de Google Analytics Opt-out browserextensie of door uw cookievoorkeuren aan te passen via onze cookiebanner.

4. WhatsApp Business (Meta)

Met Zinevu kan een bedrijf dat ons platform gebruikt (een "dealer") zijn eigen WhatsApp Business-account koppelen, zodat het WhatsApp-berichten van zijn klanten bij de bijbehorende aanvraag kan ontvangen en beantwoorden. De koppeling verloopt via het officiële WhatsApp Business Platform (Cloud API) van Meta. Dit artikel beschrijft welke gegevens wij van Meta ontvangen, wat wij ermee doen en hoe ze worden verwijderd. Het is alleen van toepassing op dealers die WhatsApp koppelen.

Hoe de koppeling werkt

De dealer koppelt via het aanmeldvenster van Meta zelf (Embedded Signup) en verleent Zinevu daarbij twee machtigingen: whatsapp_business_management en whatsapp_business_messaging. Het WhatsApp Business-account, het telefoonnummer en de overeenkomst met Meta blijven van de dealer; Meta factureert de berichtkosten rechtstreeks aan de dealer. Wij ontvangen nooit het Facebook-wachtwoord van de dealer en vragen of lezen geen Facebook-profiel, vrienden, Pagina's, advertentieaccounts of andere Meta-gegevens buiten het WhatsApp Business-account dat de dealer selecteert.

Gegevens die wij van Meta ontvangen

• Accountgegevens — de ID's van het WhatsApp Business-account, het bedrijf en het telefoonnummer, het weergegeven telefoonnummer, de geverifieerde bedrijfsnaam, de kwaliteitsbeoordeling, de berichtlimiet en de goedkeuringsstatus van berichtsjablonen.
• Toegangsgegevens — het toegangstoken dat Meta voor de koppeling uitgeeft. Het wordt versleuteld opgeslagen, wordt nooit getoond in onze interface of API-antwoorden en wordt uitsluitend gebruikt om namens de dealer het WhatsApp Business Platform aan te roepen.
• Berichten van klanten van de dealer — het WhatsApp-telefoonnummer en de profielnaam van de afzender, de inhoud van het bericht (tekst, en foto's, documenten, audio, video, locaties, contactkaarten, reacties of knopantwoorden die de klant verstuurt) en, wanneer het gesprek via een Click-to-WhatsApp-advertentie is gestart, de advertentieverwijzing die Meta meestuurt.
• Afleverinformatie — of een bericht dat de dealer heeft verstuurd is afgeleverd, gelezen of mislukt.

Waarvoor wij deze gegevens gebruiken

Uitsluitend om de WhatsApp-functie aan de dealer te leveren: inkomende berichten tonen bij de bijbehorende aanvraag (of in de inbox wanneer geen aanvraag overeenkomt), de berichten en goedgekeurde sjablonen versturen die de dealer opstelt, en de afleverstatus weergeven. Wij versturen alleen berichten in opdracht van de dealer. Wij verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties of profilering en gebruiken berichtinhoud niet om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen.

Rollen

Voor de inhoud van deze gesprekken is de dealer verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Zinevu de gegevens als verwerker van de dealer onder onze Verwerkersovereenkomst. Meta verwerkt WhatsApp-berichten onder de WhatsApp Business-voorwaarden die de dealer met Meta aangaat; omdat de dealer rechtstreeks een overeenkomst met Meta heeft, is Meta geen subverwerker van Zinevu. De dealer is ervoor verantwoordelijk dat hij over een rechtsgrondslag beschikt en over de toestemming (opt-in) die het WhatsApp Business-beleid vereist, voordat hij zijn klanten berichten stuurt. Zinevu levert hem daarvoor de middelen: zodra een dealer de assistent voor WhatsApp aanzet, meldt zijn aanvraagformulier bij het telefoonnummer dat hij ook via WhatsApp kan reageren, en wordt die melding bij de aanvraag vastgelegd. Meta kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; zie de voorwaarden van Meta hieronder.

Berichten die het platform zelf begint

Zet een dealer de AI-assistent aan voor WhatsApp (artikel 6), dan kan het platform het eerste bericht sturen in plaats van de dealer zelf: een door Meta goedgekeurd sjabloon nadat u een aanvraag hebt gedaan, en als daarop geen antwoord komt eenmalig een herinnering. Nooit meer dan die twee, en alleen tussen 08:00 en 21:00 — op een bericht dat u zelf stuurt antwoordt de assistent wel op ieder moment. Dit gebeurt op instructie van de dealer: het aanzetten van de functie is die instructie en wordt in het platform vastgelegd. En het gebeurt uitsluitend naar een nummer dat u zelf bij een aanvraag hebt achtergelaten, waar bij dat nummer is gemeld dat dit kan gebeuren.

Stoppen kan altijd. Antwoord STOP op zo’n bericht en wij sturen u namens die dealer geen automatische berichten meer. Uw bezwaar wordt per dealer vastgelegd en blijft gelden, ook nadat uw gegevens zijn verwijderd (artikel 21 lid 3 AVG); daarvoor bewaren wij een onomkeerbare hashwaarde van het nummer, ook wanneer het nummer zelf is verwijderd. Het gesprek zelf blijft open: een medewerker leest mee en kan u antwoorden, en de offerte die u zelf hebt aangevraagd blijft komen. Bezwaar maken kan ook rechtstreeks bij de dealer of bij ons; zie artikel 9.

Bewaring en verwijdering

• Een dealer kan WhatsApp op elk moment ontkoppelen in de portalinstellingen onder WhatsApp. Bij ontkoppelen beëindigen wij het abonnement op het nummer en verwijderen wij het opgeslagen toegangstoken en de accountgegevens direct en definitief; daarna komen er geen berichten meer bij Zinevu binnen. De dealer kan de toegang van Zinevu ook intrekken in zijn bedrijfsinstellingen bij Meta.
• Reeds ontvangen berichten blijven onderdeel van de klantgegevens van de dealer zolang het account bestaat. Na beëindiging van het abonnement worden zij binnen 30 dagen, naar keuze van de dealer, ter export beschikbaar gesteld of verwijderd, zoals vastgelegd in artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst.
• Om verwijdering te verzoeken van gegevens die wij via de WhatsApp-koppeling hebben ontvangen, mailt u naar [email protected]. Hebt u als klant een dealer via WhatsApp benaderd, dan kunt u zich ook rechtstreeks tot die dealer wenden als verwerkingsverantwoordelijke voor uw gesprek; wij ondersteunen de dealer bij de afhandeling van uw verzoek binnen 30 dagen.

Ons gebruik van gegevens die wij van Meta ontvangen voldoet aan de Meta Platform Terms. De verwerking door Meta zelf is beschreven in de WhatsApp Business-servicevoorwaarden en het WhatsApp Business-beleid.

5. Leadadvertenties op Facebook en Instagram (Meta)

Een dealer kan zijn eigen Facebook-pagina's aan Zinevu koppelen, zodat de aanvragen die mensen achterlaten in de leadformulieren van de dealer op Facebook en Instagram als aanvraag in het platform binnenkomen. Dit artikel beschrijft welke gegevens wij daarvoor van Meta ontvangen, wat wij ermee doen en hoe ze worden verwijderd. Het is alleen van toepassing op dealers die een pagina koppelen.

Hoe de koppeling werkt

De dealer koppelt in de portalinstellingen met „Verbinden met Facebook”: in een venster van Meta meldt de dealer zich aan bij Facebook en kiest hij welke pagina's hij met Zinevu deelt. Meta verleent de app van Zinevu daarop de machtigingen leads_retrieval, pages_show_list, pages_read_engagement, pages_manage_metadata en pages_manage_ads (en business_management voor pagina's die eigendom zijn van een bedrijfsportfolio); Meta vereist deze om de aanvragen van een pagina te kunnen lezen. Meta noemt daarnaast ads_management en ads_read als voorwaarden voor leads_retrieval; als Meta deze aan onze app verleent, gebruikt Zinevu ze niet om advertenties, advertentieaccounts of advertentieresultaten te lezen, aan te maken of te wijzigen. Onze server vraagt bij Meta na welke pagina's zijn gedeeld, slaat per pagina een pagina-toegangstoken versleuteld op, toont dat nooit in onze interface of API-antwoorden en meldt elke pagina aan voor de aanvraagmeldingen van onze app. Dealers die eerder hebben gekoppeld door een pagina-toegangstoken met de machtiging leads_retrieval in te voeren – uitgegeven voor de Meta-app van Zinevu of voor een eigen Meta-app, in welk geval zij ook de ID en het geheim van die app hebben ingevoerd – behouden die koppeling; dat token en app-geheim worden op dezelfde manier versleuteld opgeslagen. Wij vragen Meta welke machtigingen een token heeft en wanneer het verloopt, zodat de dealer kan zien of de koppeling werkt. De toegang wordt uitsluitend gebruikt om de leadformulieren van de pagina en de daarin ingediende aanvragen te lezen en de aanvraagmeldingen aan en uit te zetten: wij plaatsen niets op de pagina, lezen geen berichten, privéberichten of volgers en beheren geen advertenties.

Gegevens die wij van Meta ontvangen

• Formulierantwoorden — wat het leadformulier van de dealer vraagt, doorgaans naam, e-mailadres, telefoonnummer, postcode of adres en antwoorden over het product waarin iemand geïnteresseerd is.
• Verwijzingen — de ID en het indientijdstip van de aanvraag, het formulier waarmee zij is ingediend en de advertentie, advertentieset en campagne waaruit zij afkomstig is.
• Pagina- en formuliergegevens — de ID en naam van de pagina en de namen van haar leadformulieren, zodat de dealer de koppeling kan controleren en de import kan instellen.

Waarvoor wij deze gegevens gebruiken

Nieuwe aanvragen bereiken ons via een melding van Meta waarvan wij de handtekening controleren voordat wij haar lezen, en doordat wij Meta periodiek vragen naar aanvragen die wij nog niet hebben ontvangen. Wij slaan elke aanvraag op met de antwoorden zoals Meta ze heeft verstuurd, koppelen haar aan een bestaande klant van dezelfde dealer wanneer het e-mailadres overeenkomt, en maken er een aanvraag van die de dealer in het platform kan beoordelen, prijzen en opvolgen. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om die dienst aan de dealer te leveren. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties of profilering, sturen ze niet terug naar Meta en gebruiken ze niet om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen.

Rollen

Voor deze aanvragen is de dealer verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Zinevu de gegevens als verwerker van de dealer onder onze Verwerkersovereenkomst. Meta verzamelt de formulierantwoorden onder haar eigen voorwaarden en het privacybeleid van Meta. Meta verplicht elk leadformulier bovendien te verwijzen naar het privacybeleid van de adverteerder; de dealer is verantwoordelijk voor die verklaring en voor de rechtsgrondslag van zijn eigen opvolging.

Bewaring en verwijdering

• Een dealer kan een pagina op elk moment ontkoppelen in de portalinstellingen. Wij melden de pagina dan af voor de aanvraagmeldingen van onze app en verwijderen het opgeslagen pagina-toegangstoken; er worden van die pagina geen aanvraaggegevens meer opgehaald. Een koppeling met een ingevoerd token wordt verbroken door het token (en, indien gebruikt, de gegevens van de eigen app) te verwijderen, waarna de opgeslagen waarden op dezelfde manier worden gewist. De dealer kan de toegang van Zinevu ook intrekken in zijn Facebook- of bedrijfsinstellingen bij Meta, waarmee onze toegang eveneens eindigt.
• Reeds ontvangen aanvragen blijven onderdeel van de klantgegevens van de dealer zolang het account bestaat. Na beëindiging van het abonnement worden zij binnen 30 dagen, naar keuze van de dealer, ter export beschikbaar gesteld of verwijderd, zoals vastgelegd in artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst.
• Om verwijdering te verzoeken van gegevens die via een leadformulier zijn ontvangen, mailt u naar [email protected]. Hebt u een leadformulier van een dealer ingevuld, dan kunt u zich ook rechtstreeks tot die dealer wenden als verwerkingsverantwoordelijke; wij ondersteunen de dealer bij de afhandeling van uw verzoek binnen 30 dagen.

Ons gebruik van gegevens die wij van Meta ontvangen voldoet aan de Meta Platform Terms.

6. AI-assistent (OpenAI)

Dealers kunnen in het platform een AI-assistent inschakelen die namens hen antwoordt in de chat op hun website en via WhatsApp, en die op WhatsApp ook zelf een gesprek kan beginnen nadat iemand een aanvraag heeft gedaan (artikel 4). De assistent stelt de vragen uit het eigen aanvraagformulier van die dealer, met de opties die die dealer heeft ingeschakeld, en legt het gesprek vast als aanvraag. De functie staat standaard uit; de dealer zet hem zelf aan.

De assistent maakt zich bekend. Elk gesprek begint met een zin waarin staat dat u met een digitale assistent spreekt. Dat is niet uit te schakelen en volgt uit artikel 50 van de EU-verordening inzake artificiele intelligentie. U kunt op elk moment om een medewerker vragen; de assistent haalt er dan iemand bij en zwijgt daarna in dat gesprek.

Welke gegevens naar OpenAI gaan. Om een antwoord te kunnen opstellen sturen wij per beurt naar OpenAI: de berichten uit dat ene gesprek, inclusief de persoonsgegevens die u er zelf in typt (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en de antwoorden op de vragen), de bedrijfsinformatie die de dealer daarvoor in zijn eigen bibliotheek heeft gezet (zoals prijslijsten en levertijden) en de vragen en opties van het formulier van die dealer. Andere aanvragen, andere klanten en de database zelf worden nooit meegestuurd.

Wat OpenAI ermee doet. OpenAI treedt op als subverwerker. De gegevens worden verwerkt via de zakelijke API van OpenAI en worden daarbij niet gebruikt om modellen te trainen. OpenAI bewaart invoer en uitvoer maximaal 30 dagen voor misbruikcontrole en verwijdert ze daarna. De verwerking vindt plaats op servers in de Verenigde Staten, op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zie het privacybeleid van OpenAI.

Geen geautomatiseerde besluitvorming. De assistent neemt geen besluit met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg in de zin van artikel 22 AVG. Hij beantwoordt vragen en legt een aanvraag vast; wat er vervolgens met die aanvraag gebeurt — een offerte, een afspraak, een prijs — beslist de dealer.

Het gesprek zelf blijft in het platform staan en valt onder de bewaartermijnen in artikel 8. De dealer is voor deze gegevens verwerkingsverantwoordelijke; wij treden op als verwerker onder de verwerkersovereenkomst met die dealer.

7. Hoe wij persoonsgegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens uitsluitend met de volgende categorieën ontvangers en alleen voor zover noodzakelijk:

• Hosting en infrastructuur — Hetzner Online GmbH (servers en databases, in datacenters in de Europese Unie) en Cloudflare, Inc. (contentlevering en bescherming tegen aanvallen).
• E-mailverzending — Resend (Plus Five Five, Inc.), dat e-mail vanuit ons platform verstuurt, waaronder offertes en meldingen voor dealers die geen eigen mailserver gebruiken. E-mail wordt verstuurd vanuit de Europese Unie (Ierland); Resend verwerkt gegevens ook in de Verenigde Staten, onder standaardcontractbepalingen en het EU-VS-dataprivacyraamwerk.
• Analytics — Google LLC (Google Analytics 4), onder standaardcontractbepalingen en het EU-VS-dataprivacyraamwerk.
• Betalingsverwerking — Stripe Inc., die optreedt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor betaalkaartgegevens.
• Berichtenverkeer — Meta (WhatsApp Business Platform), uitsluitend wanneer een dealer zijn eigen WhatsApp Business-account koppelt; berichten van de dealer worden via Meta afgeleverd. Zie artikel 4.
• Klantenservice — support-tools die door ons team worden gebruikt.
• Juridisch en regelgeving — wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken op grond van een rechterlijk bevel of van een bevoegde instantie.

Voor zover wij persoonsgegevens buiten de EER doorgeven, doen wij dat op basis van adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen onder Hoofdstuk V AVG.

Verzoeken van overheidsinstanties (waaronder politie en justitie)

Als een overheidsinstantie ons om persoonsgegevens vraagt, controleren wij of het verzoek een geldige wettelijke grondslag heeft, maken wij bezwaar tegen verzoeken die wij onrechtmatig achten, verstrekken wij alleen de minimaal noodzakelijke gegevens en leggen wij elk verzoek vast, samen met ons antwoord en de juridische onderbouwing. Verwerken wij de gegevens namens een dealer, dan informeren wij die dealer, tenzij de wet dat verbiedt.

8. Bewaartermijnen

• Account-gegevens — bewaard gedurende de looptijd van uw abonnement plus 30 dagen na beëindiging, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Factuur- en factureringsadministratie — 7 jaar bewaard conform de Nederlandse belastingwetgeving.
• Ondersteuningscorrespondentie — 2 jaar bewaard na sluiting van het ticket.
• Analysegegevens — 14 maanden bewaard in Google Analytics, daarna automatisch verwijderd.
• WhatsApp-berichten en -bijlagen — bewaard als onderdeel van de klantgegevens van de dealer zolang het account bestaat; na beëindiging binnen 30 dagen ter export beschikbaar gesteld of verwijderd, naar keuze van de dealer (artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst). Het toegangstoken wordt direct verwijderd wanneer de dealer WhatsApp ontkoppelt.
• Aanvragen uit leadadvertenties op Facebook en Instagram — bewaard als onderdeel van de klantgegevens van de dealer zolang het account bestaat; na beëindiging binnen 30 dagen ter export beschikbaar gesteld of verwijderd, naar keuze van de dealer (artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst). Het pagina-toegangstoken en het app-geheim worden gewist zodra de dealer ze verwijdert.
• Cookietoestemmingsregisters — 1 jaar bewaard.

9. Uw rechten onder de AVG

Als u zich in de Europese Economische Ruimte bevindt, hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — verwijdering van uw gegevens verzoeken wanneer er geen afdwingbare rechtsgrondslag meer is voor bewaring.
• Recht op beperking van de verwerking — de verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Recht op intrekking van toestemming — waar verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die te allen tijde intrekken zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Hieronder vallen versleuteling van gegevens in transit (TLS 1.2+) en in rust, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsbeoordelingen. Zie onze beveiligingspagina voor meer informatie.

11. Kinderen

De Diensten zijn gericht op bedrijven en zijn niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

12. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij informeren geregistreerde gebruikers per e-mail en passen de datum "Laatst bijgewerkt" aan. Voortgezet gebruik van de Diensten na de ingangsdatum houdt in dat u de gewijzigde verklaring aanvaardt.

13. Contact

Bkody Software (handelend onder Zinevu)
KVK: 71881832
E-mail: [email protected]
Telefoon: 085 401 31 68